Tuve una jefa que siempre nos recordaba que «el diablo está en los detalles» y eso es más que cierto a la hora de trabajar en comunicación corporativa, donde cada elemento cobra importancia y deben manejarse con extremo cuidado hasta el último detalle de un evento.
Por eso, cuando me llegó esta nota de prensa de evenseg consideré oportuno compartirla porque – aunque paraalgunos no sea más que llover sobre mojado – ofrece algunos tips que nunca están de sobra.
Lo primero que uno debe tener en claro, según esta empresa, es «distinguir entre actos privados, que son aquellos que entran dentro del protocolo empresarial y actos públicos, aquellos que cuentan con la asistencia de autoridades importantes en la sociedad, como militares y eclesiásticos. Es de suma importancia contratar a un grupo de expertos en el área protocolar, ya que de esto depende el desenvolvimiento, eventos en los cuales es necesario tener agentes de protocolo serían»:
Bodas y Quince Años: En ambos eventos, suele haber agentes de protocolo quienes se encargan de recibir a los invitados, chequear y verificar en el listado sus datos para brindarles el acceso, dirigirlos y organizarlos para su disfrute.
Cursos, talleres y seminarios o empresariales: Se suele contar con un grupo de protocolo en este tipo de eventos para chequear y verificar las entradas o pases en el sistema que permiten el acceso al evento, indicarle a los invitados donde pueden conseguir desde refrigerios hasta los sanitarios. Permitir el acceso al salón o área donde se dictara el curso, taller o seminario. Una vez finalizado el evento, seguirán brindando el apoyo indicándoles las salidas y zonas por donde deben dirigirse en caso de necesitar algún dato, contacto o tener un requerimiento.
Ruedas de prensa: Contar con un personal protocolar en este tipo de eventos es necesario para controlar y brindar el acceso a los invitados, periodistas y demás personas que asistirán, coordinando en qué áreas estarán cada uno de ellos. Apoyando cualquier requerimiento por parte de los presentes durante el evento, al finalizar indicaran las salidas o instrucciones según sea el caso.
Eventos Diplomáticos, políticos y eclesiásticos: Para este tipo de eventos es sumamente de gran importancia, ya que los agentes de protocolo deberán clasificar, ordenar y agrupar a los invitados según las jerarquías. Deberán estar al tanto de cada figura y su perfil para brindarles la asistencia necesaria de forma personalizada. Al finalizar el evento, estos agentes se encargaran de seguir asistiendo a los invitados hasta su vehículo o salida del lugar.
Para cada uno de estos eventos se debe contar con el personal de protocolo para llevar un orden, control y monitoreo de los invitados y demás presentes, evitar infiltrados o una situación de peligro para ellos. Por estas razones, deberás contactar a los expertos.
Hay otras clases de eventos en los cuales no vas a requerir personal de protocolo, quizás puedas necesitar el apoyo de una persona para chequear una lista de invitados, si la posees. Serían los siguientes:
Concierto o presentación artística: En este tipo de evento se suele manejar directamente con el departamento de seguridad, el cual es quien brinda el acceso al mismo.
Bautizo: Suele ser un evento pequeño y familiar.
Reunión familiar: Como bien nos lo dice la palabra, es un compartir entre familiares.
Reunión pequeña dentro de una empresa: Para una pequeña reunión dentro de una empresa, suele encargarse el departamento de Talento Humano para coordinar y dirigir al personal.
¿Les sirvieron estos consejos? Tal vez ahora piensen que lo saben todo, pero cuando esté organizando un evento vuelvan a leer este artículo que tal vez les ayude como una guía para no olvidar detalles que le abran la puerta al Diablo y nos haga pasar un mal momento, o esa es mi Visión Particular.
Francisco Lizarazo
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